Laborante en Excel, iuj tabeloj atingas sufiĉe impresan grandecon. Ĉi tio kondukas al la fakto, ke la grandeco de la dokumento pliiĝas, foje atingante eĉ dekduon de megabajtoj aŭ pli. Pliigo de la pezo de lernolibro pri Excel kondukas ne nur al pliigo de la kvanto de spaco, kiun ĝi okupas sur la fiksita disko, sed, pli grave, al malrapidiĝo en la rapideco de ekzekuto de diversaj agoj kaj procezoj en ĝi. Simple metu, kiam vi laboras kun tia dokumento, Excel komencas malrapidiĝi. Sekve, la problemo pri optimumigo kaj reduktado de tiaj libroj iĝas urĝa. Ni vidu, kiel vi povas redukti la grandecon de dosiero en Excel.
La procedo por redukti la grandecon de la libro
Optimigi la vastigitan dosieron devus esti en pluraj direktoj samtempe. Multaj uzantoj ne divenas, sed ofte la Excel-libro enhavas multajn nenecesajn informojn. Kiam dosiero estas malgranda, neniu atentas ĝin, sed se la dokumento fariĝas malagrabla, vi devas optimumigi ĝin per ĉiuj eblaj parametroj.
Metodo 1: malpliigi la funkcian spacon
La labora intervalo estas la areo en kiu Excel memoras la agojn. Kiam recalcula dokumento, la programo rekalkulas ĉiujn ĉelojn de la laborspaco. Sed ĝi ne ĉiam respondas al la teritorio, en kiu la uzanto efektive funkcias. Ekzemple, senintence fiksita spaco tre sub la tabelo vastigos la grandecon de la laboreja teritorio al la elemento kie ĉi tiu spaco troviĝas. I rezultas ke kiam rekalkulita, Excel procesos aron da malplenaj ĉeloj ĉiufoje. Ni vidu kiel vi povas ripari ĉi tiun problemon per la ekzemplo de specifa tabelo.
- Unue rigardu ĝian pezon antaŭ optimumigo, por kompari tion, kio okazos post la procedo. Ĉi tio povas esti farita per movado al la langeto "Dosiero". Iru al la sekcio "Detaloj". En la dekstra parto de la malfermita fenestro estas indikitaj la ĉefaj ecoj de la libro. La unua ero de propraĵoj estas la grandeco de la dokumento. Kiel vi povas vidi, en nia kazo ĝi estas 56.5 kilobajtoj.
- Unue vi devas ekscii kiel la reala laborkampo de la folio diferencas de tiu, kiun vere bezonas la uzanto. Ĉi tio estas sufiĉe facila. Ni iĝas en iu ĉelo de la tabelo kaj tajpas la klavkombinon Stir + Fino. Excel tuj moviĝas al la lasta ĉelo, kiun la programo konsideras kiel la fina elemento de la labora spaco. Kiel vi povas vidi, en nia aparta kazo, ĉi tio estas la linio 913383. Pro tio ke la tabelo efektive okupas nur la unuaj ses linioj, oni povas konstati, ke la 913377 linioj estas fakte senutila ŝarĝo, kiu ne nur pliigas la grandecon de la dosiero, sed pro Konstanta rekalkulado de la tuta intervalo de la programo kiam plenumas iun agon, kondukas al malrapidiĝo en la laboro sur la dokumento.
Kompreneble, fakte, tia granda interspaco inter la efektiva laboreja teritorio kaj tiu, kiun Excel faras, estas sufiĉe rara, kaj ni prenis tiom grandan nombron da linioj por klareco. Kvankam foje estas eĉ kazoj, kiam la tuta areo de folio estas konsiderata labora areo.
- Por solvi ĉi tiun problemon, vi devas forigi ĉiujn liniojn, ekde la unua malplena kaj ĝis la fino de la folio. Por fari tion, elektu la unuan ĉelon, kiu situas tuj sub la tablo, kaj tajpu la klavkombinon Stir + Shift + Down Arrow.
- Kiel vi povas vidi, poste ĉiuj elementoj de la unua kolumno estis elektitaj, komencante de la specita ĉelo kaj al la fino de la tabelo. Poste alklaku la enhavon per la dekstra musbutono. En la malfermita kunteksta menuo, elektu la elementon "Forigi".
Multaj uzantoj provas forigi klakante la butonon. Forigi sur la klavaro, sed ĉi tio ne estas ĝusta. Ĉi tiu ago malplenigas la enhavojn de la ĉeloj, sed ne forigas ilin mem. Sekve, en nia kazo ĝi ne helpos.
- Post kiam ni elektis la objekton "Forigi ..." en la kunteksta menuo malfermiĝas malgranda ĉela forigo. Ni enmetas ĝin en la ŝaltilon "String" kaj alklaku la butonon "Bone".
- Ĉiuj linioj de la elektita intervalo estis forigitaj. Nepre resave la libro klakante sur la disketon ikono en la supra maldekstra angulo de la fenestro.
- Nun ni vidu kiel ĝi helpis nin. Elektu iun ĉelon en la tabelo kaj tajpu la fulmoklavon Stir + Fino. Kiel vi povas vidi, Excel elektis la lastan ĉelon de la tabelo, kio signifas ke ĝi nun estas la lasta elemento de la labora spaco de la folio.
- Nun ni moviĝas al la sekcio "Detaloj" pestañas "Dosiero"por ekscii kiom multe reduktis la pezo de nia dokumento. Kiel vi povas vidi, ĝi nun estas 32,5 KB. Memoru, ke antaŭ la optimumiga procedo, ĝia grandeco estis 56,5 KB. Tiel ĝi estis reduktita pli ol 1,7 fojojn. Sed en ĉi tiu kazo, la ĉefa atingo estas eĉ ne redukto de la pezo de la dosiero, sed la fakto, ke la programo nun estas sendevigita de rakontado de la preskaŭ neuzata intervalo, kiu signife pliigos la rapidecon de prilaborado de la dokumento.
Se la libro enhavas plurajn foliojn kun kiuj vi laboras, vi devas fari similan procedon kun ĉiu el ili. Ĉi tio plue reduktos la grandecon de la dokumento.
Metodo 2: forigi redundan formaton
Alia grava faktoro kiu faras Excel-dokumenton pli peza estas redunda formo. Ĉi tio povas inkluzivi la uzon de diversaj specoj de tiparoj, limoj, nombraj formatoj, sed unue temas pri plenigo de ĉeloj kun malsamaj koloroj. Do antaŭ formatado de la dosiero, vi devas pripensi dufoje, kaj ĉu ĝi valoras ĝin, aŭ sen ĉi tiu proceduro, vi povas facile fari.
Ĉi tio estas aparte vera pri libroj enhavantaj grandan kvanton da informoj, kiuj mem jam havas konsiderindan grandecon. Aldoni formaton al libro povas pliigi ĝian pezon eĉ plurfoje. Sekve, necesas elekti la "oran mezumon" inter la videbleco de la informoj prezentitaj en la dokumento kaj la grandeco de la dosiero, por apliki formatadon nur kie ĝi estas vere necesa.
Alia faktoro rilata al la formatado, pezo estas, ke kelkaj uzantoj preferas formati la ĉelojn "kun marĝeno". Tio signifas, ke ili formatas ne nur la tablon mem, sed ankaŭ la teritorion, kiu estas sub ĝi, foje eĉ ĝis la fino de la folio, kun la atendo ke kiam novaj vicoj estas aldonitaj al la tabelo, ne necesos formati ilin denove.
Sed ĝi ne scias precize kiam novaj linioj estos aldonitaj kaj kiel multaj estos aldonitaj, kaj kun tia prepara aspekto vi faros la dosieron eĉ nun, kiu ankaŭ havos negativan efikon al la rapideco de laboro per ĉi tiu dokumento. Do, se vi aplikis la formaton al malplenaj ĉeloj, kiuj ne estas enmetitaj en la tabelo, tiam vi sendube forigos ĝin.
- Unue, vi devas elekti ĉiujn ĉelojn lokitajn sub la intervalo kun la datumoj. Por fari tion, alklaku la numeron de la unua malplena linio sur la vertikala koordinata panelo. La tuta linio estas markita. Post tio uzu la varman klavkombinon, kiun ni jam konas. Stir + Shift + Down Arrow.
- Post tio, la tuta vico da vicoj sub la parto de la tabelo plenigita per datumoj estas emfazita. Estante en la langeto "Hejmo" alklaku la ikonon "Klara"kiu situas sur la bendo en la bloko de iloj Redaktado. Malgranda menuo malfermiĝas. Elektu pozicion en ĝi "Klaraj Formatoj".
- Post ĉi tiu ago en ĉiuj ĉeloj de la elektita intervalo, la formatado estos forigita.
- En la sama maniero, vi povas forigi nenecesan formatadon en la tabelo mem. Por fari tion, ni elektas individuajn ĉelojn aŭ intervalon, en kiuj ni konsideras formatadon kiel minimume utilan, alklaku la butonon. "Klara" Sur la bendo kaj el la listo elektu la elementon "Klaraj Formatoj".
- Kiel vi povas vidi, la formatado en la elektita intervalo de la tabelo estas tute forigita.
- Post tio, ni revenos al ĉi tiu intervalo kelkajn formatajn elementojn, kiujn ni konsideras taŭgaj: limoj, nombraj formatoj, ktp.
La supraj paŝoj helpos grave redukti la grandecon de la Excel-laborlibro kaj plirapidigi la laboron en ĝi. Sed estas pli bone unue uzi la formaton nur kie ĝi estas vere konvena kaj necesa, ol pasigi tempon optimumigante la dokumenton.
Leciono: Formatado de Tabeloj de Excel
Metodo 3: forigi ligojn
En iuj dokumentoj, tre granda nombro da ligoj, de kie valoroj tiras. Ĉi tio ankaŭ povas serioze bremsi la rapidecon de laboro en ili. Eksteraj ligoj al aliaj libroj influas ĉi tion aparte forte, kvankam internaj ligoj ankaŭ havas negativan efikon al rapideco. Se la fonto, de kiu la ligilo portas la informojn, ne estas konstante ĝisdatigita, tio estas, estas sencoplene anstataŭigi la referencajn adresojn en la ĉeloj per normalaj valoroj. Ĉi tio povas pliigi la laboron kun la dokumento. Vi povas vidi, ĉu la ligo aŭ valoro estas en specifa ĉelo; vi povas en la formala stango post kiam vi elektis la elementon.
- Elektu la areon, kiu enhavas la ligilojn. Estante en la langeto "Hejmo", alklaku la butonon "Kopiu" kiu situas sur la rubando en la agorda grupo "Tondujo".
Alternative, post elektado de la intervalo, vi povas uzi kombinon de varmaj klavoj. Stir + C
- Post kopii la datumojn, ne forigu la elekton de la areo, sed alklaku ĝin per la dekstra musbutono. La kunteksta menuo estas lanĉita. En ĝi en la bloko "Insercaj Elektoj" devas klaki sur la ikono "Valoroj". I aspektas kiel piktogramo kun la figuroj montritaj.
- Post tio, ĉiuj ligoj en la elektita areo estos anstataŭigitaj per statistikaj valoroj.
Sed oni devas memori, ke ĉi tiu eblo optimizar libro de Excel ne ĉiam estas akceptebla. I povas esti uzata nur kiam la datumoj de la originala fonto ne estas dinamikaj, tio estas, ili ne ŝanĝiĝas kun la tempo.
Metodo 4: formataj ŝanĝoj
Alia maniero redukti signife la dosiergrandon estas ŝanĝi ĝian formaton. Ĉi tiu metodo probable helpas pli ol ĉiujn aliajn kunpremi libron, kvankam la supre prezentitaj opcioj ankaŭ devas esti uzataj kombine.
En Excel, estas pluraj "denaskaj" dosieraj formatoj - xls, xlsx, xlsm, xlsb. La formato xls estis la bazo etendo por la programo versio de Excel 2003 kaj pli fruaj. I jam estas malaktuala, sed tamen multaj uzantoj ankoraŭ petas. Krome estas kazoj, kiam vi devas ree labori kun malnovaj dosieroj kreitaj antaŭ multaj jaroj eĉ en la tempo de manko de modernaj formatoj. Sen mencii la fakton, ke multaj triaj programoj, kiuj ne scias kiel pritrakti postajn versiojn de Excel-dokumentoj, laboras kun libroj kun ĉi tiu etendaĵo.
Oni notu, ke la libro kun la xls-etendaĵo havas multe pli grandan grandon ol ĝia moderna analogaĵo de la formato xlsx, kiun Excel nuntempe uzas kiel la ĉefa. Unue, ĉi tio estas pro la fakto ke xlsx-dosieroj, fakte, estas kunpremitaj arkivoj. Sekve, se vi uzas la etendon xls, sed deziras redukti la pezon de la libro, tiam ĉi tio povas esti farita simple resendante ĝin en la formato xlsx.
- Por konverti dokumenton de formato xls al formato xlsx, iru al la langeto "Dosiero".
- En la fenestro, kiu malfermiĝas, atentu tuj la sekcion "Detaloj"kie estas indikite, ke nuntempe la pezo de la dokumento estas 40 Kb. Poste alklaku la nomon "Konservu kiel ...".
- Konservi fenestro malfermiĝas. Se vi volas, vi povas iri al nova dosierujo en ĝi, sed por plej multaj uzantoj estas pli konvene konservi la novan dokumenton en la sama loko kiel la fonto. La nomo de la libro, se ĝi deziras, povas esti ŝanĝita en la "Dosiera Nomo" kampo, kvankam ne nepre. La plej grava en ĉi tiu procedo estas meti en la kampon "Dosiera Tipo" signifo "Excel-laborlibro (.xlsx)". Post tio vi povas premi la butonon "Bone" ĉe la fino de la fenestro.
- Post konservado finiĝas, iru al sekcio "Detaloj" pestañas "Dosiero", por vidi kiom da pezo reduktiĝas. Kiel vi povas vidi, ĝi nun estas 13,5 KB kontraŭ 40 KB antaŭ la konverta procedo. Tio estas, nur unu konservado en moderna formato permesis al ni kunpremi la libron preskaŭ trifoje.
Krome, en Excel ekzistas alia moderna xlsb-formato aŭ duuma libro. En ĝi, la dokumento estas konservita en duuma kodado. Ĉi tiuj dosieroj pezas eĉ malpli ol xlsx-libroj. Krome, la lingvo en kiu ili estas verkitaj estas plej proksima al Excel. Sekve, ĝi funkcias kun tiaj libroj pli rapide ol kun iu ajn alia etendaĵo. Samtempe, la libro de la specifa formato laŭ funkcieco kaj la eblo uzi diversajn ilojn (formatado, funkcioj, grafikaĵoj, ktp.) Ne estas malsupera al la xlsx-formato kaj superas la xls-formaton.
La ĉefa kialo kial xlsb ne fariĝis la apriora formato en Excel estas, ke triaj programoj apenaŭ laboras kun ĝi. Ekzemple, se vi bezonas eksporti informojn el Excel al la 1C-programo, tio povas esti farita per xlsx aŭ xls-dokumentoj, sed ne per xlsb. Sed, se vi ne planas transdoni datumojn al iu ajn tria programo, tiam vi povas sekure konservi la dokumenton en la formato xlsb. Ĉi tio permesos vin redukti la grandecon de la dokumento kaj pliigi la rapidecon de laboro en ĝi.
La procedo por konservi dosieron en la xlsb-etendaĵo similas al tiu, kiun ni faris por la xlsx-etendaĵo. En la langeto "Dosiero" alklaku artikolon "Konservu kiel ...". En la malferma fenestro konservita en la kampo "Dosiera Tipo" bezonas elekti opcion "Excel-duuma laborejo (* .xlsb)". Tiam alklaku la butonon. "Konservu".
Ni rigardas la pezon de la dokumento en la sekcio. "Detaloj". Kiel vi povas vidi, ĝi malpliigis eĉ pli kaj nun estas nur 11,6 KB.
Resume, ni povas diri, ke se vi laboras kun dosiero en formato, la plej efika maniero redukti ĝian grandecon estas remalabori en modernaj xlsx aŭ xlsb-formatoj. Se vi jam uzas ĉi tiujn dosierajn kromprogramojn, tiam por malpliigi ilian pezon, vi devas korekte agordi la laborspacon, forigi redundan formaton kaj nenecesajn ligojn. Vi ricevos la plej bonan revenon se vi plenumos ĉiujn ĉi tiujn agojn en komplekso, kaj ne limigu vin al nur unu elekto.
